Beleidsplan Zenderen Vooruit

BELEIDSPLAN ZENDEREN VOORUIT 2017 – 2022

1. Inleiding

1.1 Betekenis en functie van SV Zenderen Vooruit voor Zenderen en haar omgeving

De sportvereniging Zenderen Vooruit (ZV), opgericht in 1927, heeft de rond de 200 leden en vervult een belangrijke rol in een kleine dorpsgemeenschap zoals Zenderen is. De vereniging ontleent haar bestaan aan het feit dat de inwoners van Zenderen en omgeving, al jaren lang en nog steeds de behoefte hebben om sportief bezig te zijn in de eigen, directe omgeving. Sport is een medium in Zenderen voor onderlinge contacten en verbroedering. Naast de sportactiviteiten stelt de vereniging zich ook beschikbaar voor de plaatselijke familiedag, burendag, een doe-dag voor jong en oud, (jeugd)dag, carnavalsvereniging, dansles, de zonnebloem, EHBO, fietstochten, een wekelijkse creatieve ouderenochtend, en de kaartclub. Deze verschillende verenigingen en clubjes komen samen in ons multiculturele accommodatie. Kortom, de vereniging heeft een belangrijke (sociale) functie en plaats in een relatief kleine gemeenschap.

De vereniging is er door en voor de leden. Dit wil zeggen dat de vereniging wordt gerund door leden die uit haar midden vrijwilligers verkiest om de vereniging namens hun te besturen en te organiseren met als doel om het deel kunnen nemen aan de activiteiten te bewerkstelligen en te continueren. De vereniging bestaat al bijna 100 jaar door onder andere de inzet van vele vrijwilligers, het flexibele aanbod van diverse activiteiten en door open te staan voor alle nieuwe activiteiten binnen de Zenderense gemeenschap om zo de deelnemers aan Zenderen te binden

1.2 Schets van (maatschappelijke) ontwikkelingen en de consequenties voor ZV

Het organiseren en continueren van een vereniging wordt steeds gecompliceerder. Hiervoor zijn een aantal factoren aan te wijzen, o.a. :
• De wet- en regelgeving stelt steeds hogere eisen aan het functioneren van een vereniging als rechtspersoon met als gevolg dat van de bestuurders meer kennis wordt verlangd.
• De leden worden steeds mondiger en wensen meer inspraak en inzicht in het besturen van hun vereniging.
• De bezigheden van de mens nemen toe met als gevolg een meer passieve houding in relatie tot de verenigingsactiviteiten. Door drukte van werk en andere zaken komt de actieve inzet voor de vereniging in het gedrang. Dit kan tot gevolg hebben dat er steeds minder vrijwilligers onder de leden zijn die bereid zijn zich actief in te zetten voor de vereniging. Men zoekt namelijk steeds meer de ontspanning en de gezelligheid van de vereniging zonder verdere bestuurlijke verplichtingen. Het resultaat is dat er een kleine groep is die de kar trekt, met een bredere groep die alleen meedoet.
• Het blijft moeilijk om de jeugd te behouden voor de doorstroom naar de senioren.
• Inzet van begeleiders en trainers vergt meer professionaliteit.

Om het hoofd te bieden aan vele toch gecompliceerde factoren en ontwikkelingen is het belangrijk om een beeld en een visie te hebben over de toekomst van de vereniging. Op deze wijze is het namelijk gemakkelijker om een koers uit te stippelen en om eerder op allerlei ontwikkelingen in te spelen om daarmee de continuïteit van de vereniging te bewerkstelligen.

2. Doelstelling meerjarig beleidsplan en jaarlijks actieprogramma

Zoals hierboven al gezegd, moet ZV bereid zijn open te staan voor het aanvaarden van alle activiteiten binnen de gemeenschap Zenderen en zo de deelnemers aan Zenderen te binden. Voetbal, handbal en tennis zullen waarschijnlijk de populairste sporten blijven binnen de vereniging. Zij moeten in evenwicht zijn. Seniorenvoetbal is al afhankelijk van een instroom van sporters die niet in Zenderen wonen. Dit is acceptabel en kan voortgezet worden met als doel minimaal drie seniorenelftallen te behouden.

ZV steunt ook de samenwerking tussen de basisschool en heeft de intentie om tijdens de buitenschoolse opvang meer te betekenen voor de jeugd op sportief gebied.
Een aspect van de vergrijzing is dat er een groep gepensioneerden is die langer actief zal blijven. ZV heeft ook de kans om deze als een nieuwe doelgroep actief te benaderen met activiteiten, zoals creatieve ochtend, tennis en kaarten.

Door bijbaantjes op de gebruikelijke sportmomenten, is het steeds moeilijker om de oudere jeugd te binden aan ZV. Door flexibeler om te gaan met de – gebruikelijke – wedstrijd- en trainingstijden hoopt ZV hiervoor een oplossing te kunnen bieden.

Aan het eind van ieder jaar wordt het beleidsplan geëvalueerd en waar nodig herzien. Het resultaat daarvan krijgt zijn vertaling in het programma voor de volgende jaren.

3. Bestuurlijk/organisatorische vormgeving

3.1 Statuten en Huishoudelijk reglement

De juridische grondslag voor het huidige ZV ligt in de statuten – en de nadere uitwerking daarvan op onderdelen in het huishoudelijk reglement – die door de algemene ledenvergadering zijn vastgesteld.

In deze statuten is het volgende vastgelegd: naam en zetel (art. 1), doel en duur (art. 2 en 3), het soort leden dat de vereniging kent (art.4), toelating tot het lidmaatschap en beëindiging daarvan (art. 5), benoeming van ereleden (art. 6), aspirantleden en donateurs (art. 7, 8 en 9), beëindigen van het lidmaatschap en het beeindigen van de rechten en plichten van de aspiranten en donateurs (art. 10 en 11), de jaarlijkse bijdrage en andere verplichtingen (art. 12 en 13), de rechten van aspiranten en donateurs (art. 14), de samenstelling van de vereniging, afdelingen, waarin het omni-karakter is vastgelegd (art. 15, 16 en 17), de wijze waarop het bestuur van de vereniging wordt verkozen en daaruit voortvloeiende verplichtingen voor de bestuursleden (art. 18, 19, 20 en 21), de bestuursfuncties besluitvorming van het hoofd- en afdelingsbesturen (art. 22, 23, 24, 25), de geestelijke adviseur van de katholieke vereniging (art. 26 en 27), vastlegging en verantwoording (art. 28 en 29), soort vergaderingen dat de vereniging kent en wijze waarop vergaderingen dienen te worden gehouden en worden vastgelegd (art. 30, 31, 32, 33, 34), hoe de besluitvorming is vastgelegd (art. 35 en 36). Voorts wordt in art. 37, 38, 39, 40, 41respectievelijk nog de wijziging van de statuten en de ontbinding en vereffening geregeld.

In de praktijk wordt doorgaans niet met de statuten op tafel bestuurd en wordt gehandeld “in de geest van”. Statuten dienen vaak alleen als ‘naslagwerk’: Hoe was het ook al weer geregeld? Als er wel met statuten in de hand wordt bestuurd is er meestal sprake van een conflictsituatie.

Om problemen te voorkomen acht het bestuur het van essentieel belang de statuten op een aantal onderdelen principieel te volgen. Binnen een vereniging is de algemene ledenvergadering het hoogste orgaan. Met besluitvorming over zaken die aan de algemene ledenvergadering toebehoren zal consequent en zorgvuldig te worden omgegaan. Het gaat daarbij om:
– het afleggen van rekening en verantwoording over het gevoerde beleid;

– vaststelling van de begroting;

– verkiezing van voorzitter, secretaris, penningmeester en eventueel een algemeen plaatsvervanger.

3.2 De afdelingen/de afdelingsbesturen

Het afdelingsbestuur brengt verslag uit aan het verenigingsbestuur, eventueel met financiële verantwoording. Het afdelingsbestuur is belast met het regelen van de zaken van zijn afdeling. Echter heeft de instemming nodig van het verenigingsbestuur voor activiteiten, aannemen van sponsors, wijze van verkiezing van het afdelingsbestuur. Het afdelingsbestuur kan de vereniging niet in en buiten rechte vertegenwoordigen.

3.3 Commissies

In het huishoudelijk reglement is geregeld dat het bestuur bevoegd is onder zijn verantwoordelijkheid bepaalde onderdelen van zijn taak te doen uitvoeren door commissies die door het bestuur worden benoemd. De vereniging kent momenteel enkele commissies, namelijk de activiteitencommissie en sponsorcommissie.

3.4 Bestuurdersaansprakelijkheid

De bestuursleden van de vereniging zijn in principe persoonlijk aansprakelijk.
Belangrijk daarbij is echter dat de statuten worden nageleefd en wordt gehandeld binnen het mandaat dat door de ledenvergadering is gegeven.

Zo geeft de goedgekeurde begroting mandaat voor het doen van uitgaven conform de begroting. Echter een (forse) investering zonder goedkeuring door de ledenvergadering kan leiden tot persoonlijke aansprakelijkheid.

ZV is bestuurlijk een complexe vereniging, met name doordat het een omni-vereniging is. Dit houdt in de praktijk meerdere soorten besturen in, waarbij het ene bestuur meer zelfstandig opereert dan het andere bestuur. Binnen een dynamische vereniging moet dit ook kunnen. Maar van belang blijft wel om steeds alert te zijn op de formele status van één en ander.

Bestuursleden van ZV lopen altijd het risico dat zij in privé worden aangesproken voor de activiteiten die zij als bestuurslid (of hun medebestuursleden) hebben uitgevoerd of nagelaten. Hierbij hoeft het beslist niet te gaan om opzet. Degene die een bestuurslid aansprakelijk stelt, kan redeneren vanuit de zaken zoals ze gelopen zijn, en vooraf kan niet alles overzien worden, hoe goed het bestuur haar best ook doet. Om de aansprakelijkheid van bestuursleden (vrijwilligers) zoveel mogelijk te beperken is er door ZV een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering afgesloten bij/via: Clubzeker. De hoogte van het verzekerde bedrag betreft voor aansprakelijkheid ad EUR 2.000.000 en voor bestuurdersaansprakelijkheid ad EUR 250.000 per voorval.

3.5 Werkgeverschap

Met betrekking tot de honorering van de trainers of andere vrijwilligers wordt zoveel mogelijk aangesloten bij het geen gebruikelijk is; uitgangspunt is een gezond evenwicht tussen kosten voor de vereniging en kwaliteit van de trainer. Uiteindelijk geeft het begrotingsbeleid van de vereniging de maximale beloning van de trainer aan. Met de trainer wordt ofwel een vrijwilligersafspraak, ofwel een urendeclaratie, ofwel een arbeidsovereenkomst afgesloten. Vrijwilligersvergoeding voor inzet en voor kosten Vrijwilligers krijgen een forfaitair bedrag vergoed. De belastingdienst heeft wel een maximum gesteld aan dit bedrag. Indien er een vergoeding per uur wordt ontvangen en de vrijwilliger is 23 jaar of ouder, mag er maximaal € 4,50 per uur vergoed worden, met een maximum van € 150 per maand en € 1.500 per jaar. Indien er een vergoeding per uur wordt ontvangen en de vrijwilliger is jonger dan 23 jaar, mag er maximaal € 2,50 per uur vergoed worden, met een maximum van € 150 per maand en € 1.500 per jaar. Indien er een vast bedrag als vergoeding wordt ontvangen gelden enkel de eisen van € 150 per maand en € 1.500 per jaar. De Belastingdienst wil met deze maximumbedragen het onderscheid tussen vrijwilligerswerk en beroepsmatig werk afscheiden. Daarnaast geldt dat er alleen sprake is van een vrijwilligersvergoeding als er aan alle eisen (per uur, per maand en per jaar) wordt voldaan.

Bijstandsuitkering
Indien de vrijwilliger een bijstandsuitkering ontvangt van de gemeente, mag er wel vrijwilligerswerk uitgevoerd worden, maar mag er maximaal € 95 per maand en € 764 per jaar vergoed worden. Indien er onder deze maximumbedragen gebleven wordt zal er niet gekort worden op de uitkering. Daarnaast kan de gemeente de vrijwilliger verplichten om vrijwilligerswerk uit te voeren in het kader van re-integratie. Dan mag de vergoeding wel maximaal € 150 per maand en € 1.500 zijn. Ook hierbij geldt weer dat aan beide eisen voldaan moet worden om sprake te zijn van een vrijwilligersvergoeding.

4. Financieel beleid

4.1 Begrotingsbeleid
Als vereniging werkt ZV met een begroting. Deze begroting wordt voorafgaand aan het boekjaar (1juli/30juni) opgesteld door de penningmeester, geaccordeerd in het bestuur en vervolgens vastgesteld in de Algemene Ledenvergadering.

Afdelingen kunnen met een eigen begroting werken, maar het betreft altijd een sub-begroting die deel uitmaakt van de totale begroting. Ook voor de afdelingen geldt dat de penningmeester van ZV uiteindelijk verantwoordelijk is voor de inhoud van de begroting, dus de begroting van de afdeling moet in samenspraak met de penningmeester worden opgesteld. Vervolgens geldt eveneens dat ook de afdelingsbegroting (als onderdeel van de begroting van ZV) in de Algemene Ledenvergadering moet worden vastgesteld.

De vereniging streeft ernaar om financieel gezond te zijn. Uitgangspunt voor de begroting moet zijn dat er geen sprake is van een tekort.

Om tegenvallers op te vangen moet de vereniging over voldoende eigen vermogen beschikken. Uitgangspunt daarbij is dat de vereniging in staat moet zijn om één jaar zonder inkomsten door te kunnen komen.

De begroting is uitgangspunt voor het doen van uitgaven.

De inkomsten voor ZV komen uit contributies, donateursgelden, activiteiten, sponsoring, subsidies, zelfwerkzaamheid en uit de exploitatie van het multifunctionele gebouw (de kantine).

4.2 Contributiebeleid
Het contributiebeleid van ZV heeft als uitgangspunt het betaalbaar houden van de sport voor onze leden. In de jaarlijkse algemene ledenvergadering worden de contributies vastgesteld. De contributies voor de junioren en de senioren worden in principe jaarlijks geïndexeerd, evenals donateursbijdragen.

4.3 Activiteiten
Activiteiten bieden de mogelijkheid om extra inkomsten te genereren. Vaste activiteiten zijn de oud papierbak (papieractie), paaseieren actie, potgrondactie, winteractie en de “Grote Clubactie”.
Voor speciale doeleinden, kunnen in overleg met het verenigingsbestuur extra activiteiten worden georganiseerd.

 4.4 Sponsorbeleid
Sponsorgelden leveren een belangrijke bijdrage aan de inkomsten voor ZV
Er zijn verschillende mogelijkheden voor sponsoring. Doelstelling is om gelden te genereren voor alle afdelingen van ZV

5. Vrijwilligersbeleid
   ZV is een vrijwilligersorganisatie, die waar mogelijk, ook in de toekomst zoveel mogelijk vrijwilligers wil behouden. Het is daarom aan te bevelen een vrijwilligerscoördinator aan te stellen, die verantwoordelijk is voor zowel het onderhouden van contacten met vrijwilligers, als wel voor inventarisatie van de vrijwilligersbehoefte bij de afdelingen en werving van nieuwe vrijwilligers.

5.1 Categorieën vrijwilligers
Er zijn twee groepen vrijwilligers; de onbetaalde vrijwilligers (bestuur, ouders van leden, maandagmiddag vrijwilligersgroep, etc.) en de vrijwilligers die een vergoeding krijgen (trainers, schoonmaakster).
De vergoeding is maximaal de wettelijk toegestane vrijwilligersvergoeding.

5.2 Vrijwilligersbijdragen en vrijwilligerscontracten
De afspraken met betaalde vrijwilligers moeten worden vastgelegd in een contract.
5.3 Onkostenvergoedingen
Onkosten, gemaakt door vrijwilligers worden uitsluitend vergoed door ZV indien hier vooraf afspraken over zijn gemaakt.

6. Accommodatiebeleid

6.1 Sportvelden

ZV heeft 2 voetbalvelden te weten een hoofdveld (kunstgras) met veldafscheiding, goedgekeurd door de K.N.V.B. voor wedstrijdgebruik en een trainingsveld (gras) met verlichting, twee tennisbanen (kunstgras) met verlichting, Beachhandbal veld zonder verlichting gelegen aan de Hoofdstraat 44 in Zenderen in eigenbeheer. Daarnaast worden (handbal)velden gehuurd in de sporthal van Borne en Almelo, hiervoor wordt huur betaald.

Voor het onderhoud van de voetbalvelden is een overeenkomst gesloten met de gemeente Borne. Het deel rondom de velden wordt beheerd door ZV. Voor het vervangen van het kunstgras van het kunstgrasveld, jaarlijks wordt er voor dit kunstgras veld gereserveerd.

6.2 De Kantine (multifunctioneel accommodatie)

ZV heeft de beschikking over een eigen multifunctioneel accommodatie (MFA), gelegen aan de Hoofdstraat 44 in Zenderen.

De afdelingen Voetbal en Tennis maken het gehele seizoen gebruik van de MFA, denk hierbij aan  kleedruimtes, douches, en de kantine. Tevens wordt er gebruik gemaakt van de aanwezige materialen. Deze materialen zijn in eigendom van de ZV. Naast de afdelingen Voetbal en Tennis wordt de MFA ook gebruikt voor de plaatselijke familiedag, burendag, een doe-dag voor jong en oud, (jeugd)dag, carnavalsvereniging, dansles club, de zonnebloem vereniging, EHBO-vereniging, fietstochten, een wekelijkse creatieve ouderenochtend, en de kaartclub.

Onderhoud van het gebouw is de verantwoordelijkheid van het bestuur van Zenderen Vooruit, zoals ook het schoonhouden van de ruimtes en bijvoorbeeld het doorspoelen van de waterleidingen ter voorkoming van legionellabesmetting.

7. Sponsorbeleidsplan
   Evenals vele andere sportverenigingen heeft ZV te maken met stijgende kosten en afnemende subsidies. Met name de kosten voor onderhoud van de sportvelden en huur van sportzalen zijn enorm gestegen. Ook in de toekomst zullen gemeente en sportbonden hun kosten sneller en meer gaan doorberekenen aan de vereniging. Om aan de stijgende kosten het hoofd te bieden heeft de vereniging een aantal opties, zoals contributieverhoging, acties en sponsoring.

Het beleid van ZV is om de contributies op een zodanig niveau te houden dat de sport voor iedereen betaalbaar blijft. De inzameling van oud papier, paaseieren actie, potgrondactie, winteractie, deelname aan de “Grote Clubactie” zorgen jaarlijks voor extra inkomsten. Ook een deel zelfwerkzaamheid met betrekking tot het onderhoud van de sportvelden en het clubgebouw helpen de kosten enigszins terug te brengen. Wat overblijft, is het verkrijgen van inkomsten uit sponsoring en donateurschap.

7.1 Doel
Het doel van sponsoring is het genereren van middelen om de vereniging goed te laten functioneren. ZV doet dit door bedrijven of personen de gelegenheid te geven zich te presenteren middels de vereniging.

7.2 ZV
ZV, opgericht in 1927, is een kleine sportvereniging met ca. 200 leden, verdeeld over de afdelingen voetbal, handbal en tennis. Alle afdelingen hebben een eigen bestuur en functioneren zelfstandig. De eindverantwoordelijkheid ligt bij het hoofdbestuur, dat verder vooral een ondersteunende functie heeft.

7.3 Sponsorgroep Zenderen, ZV Support
Binnen de gemeenschap Zenderen is een groep bedrijven en particulieren die ZV een warm hart toedraagt, zij sponsoren het eerste elftal van de voetbal en handbal door ZV Support. Wij ontvangen van deze sponsorgroep jaarlijks een bijdrage.

ZV biedt, naast ZV support een aantal sponsormogelijkheden:

1. Teamsponsoring (met uitzondering van eerste elftallen)
   Er bestaat een mogelijkheid tot teamsponsoring. Er zijn mogelijkheden voor naamsvermelding op shirts, trainingspakken en tassen.
   ZV verplicht zich tot aanschaf en onderhoud van sportkleding, trainingspakken en tassen.
   Ook zorgt ZV voor zoveel mogelijk “free publicity” ten gunste van de sponsoren.
   Het streven van ZV is om eens per jaar een informele bijeenkomst te organiseren voor alle sponsoren. De afdelingen zijn hiervoor verantwoordelijk. Met alle sponsoren sluit ZV een driejarig contract af, ingaande op 1 augustus van het jaar. Alle kosten met betrekking tot bedrukken van kleding en tassen komen ten laste van de sponsoren.
2. Reclamebordsponsoring
   Langs het voetbalveld is ruimte voor het plaatsen van een reclamebord. Ook voor reclamebordsponsoring wordt een driejarig contract afgesloten. Daarnaast wordt er jaarlijks een bedrag overgemaakt aan de club. De kosten voor materiaal en belettering van het reclamebord zijn voor rekening van de sponsor. ZV draagt zorg voor het schoonhouden van de borden. De borden dienen te zijn gemaakt van “trespa”, 6mm dik en met een afmeting van 250 x 60 cm.